PARECER COREN – BA N⁰ 002/2017

Assunto: Guarda/Arquivamento dos relatórios de enfermagem.

03.05.2017

1. O fato:

Enfermeira solicita parecer sobre a legislação do Conselho no que se refere ao arquivamento dos relatórios de enfermagem. Qual o prazo para a guarda destes relatórios?

2. Fundamentação legal e análise:

O Conselho Federal de Enfermagem normaliza o registro das ações profissionais no prontuário do paciente, e em outros documentos próprios da enfermagem, independente do meio de suporte – tradicional ou eletrônico, por meio de Resolução – COFEN Nº 429/2012, a qual regulamenta que:

Art. 1º É responsabilidade e dever dos profissionais da Enfermagem registrar, no prontuário do paciente e em outros documentos próprios da área, seja em meio de suporte tradicional (papel) ou eletrônico, as informações inerentes ao processo de cuidar e ao gerenciamento dos processos de trabalho, necessárias para assegurar a continuidade e a qualidade da assistência. [grifo nosso]

O Código de Ética dos Profissionais de Enfermagem aprovado pela Resolução COFEN nº 311/2007 define:

SEÇÃO I

Das relações com a pessoa, família e coletividade.

RESPONSABILIDADES E DEVERES

Art. 25 – Registrar no prontuário do paciente as informações inerentes e indispensáveis ao processo de cuidar.

SEÇÃO IV

Das relações com as organizações empregadoras

DIREITOS

Art. 68 – Registrar no prontuário, e em outros documentos próprios da enfermagem, informações referentes ao processo de cuidar da pessoa.

Contudo, não definem um prazo específico para a guarda de tais documentos. Sendo assim, cabe-nos averiguar outros documentos legais que venham respaldar tal questionamento.

A Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990 que dispõe sobre a proteção do consumidor e dá outras providências determina que:

Art. 26. O direito de reclamar pelos vícios aparentes ou de fácil constatação caduca em:

I – trinta dias, tratando-se de fornecimento de serviço e de produtos não duráveis;

II – noventa dias, tratando-se de fornecimento de serviço e de produtos duráveis.

[…]

§3° Tratando-se de vício oculto, o prazo decadencial inicia-se no momento em que ficar e

Art. 27. Prescreve em cinco anos a pretensão à reparação pelos danos causados por fato do produto ou do serviço prevista na Seção II deste Capítulo, iniciando-se a contagem do prazo a partir do conhecimento do dano e de sua autoria. [grifo nosso]

A Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 que institui o Código Civil,

Seção IV

Dos Prazos da Prescrição

Art. 205. A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor.

[…]

§ 3º Em três anos:

[…]

V – a pretensão de reparação civil; [grifo nosso]

É possível observar que o Conselho Federal de Medicina ao aprovar as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde em sua Resolução CFM nº 1.821/07 estabelece no seu Art. 8º:

O prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. [grifo nosso]

3. Conclusão:

Ponderando quanto à inexistência de um consenso legal sobre a temporalidade da guarda de tal documento e, com o entendimento de que o relatório de enfermagem é um documento próprio da Enfermagem e contém informações inerentes ao processo de cuidar da clientela (pessoa, família e comunidade), consideramos que o mesmo deva ser guardado por prazo igual aquele referente à guarda do prontuário – 20 (vinte) anos como normatizado pela Resolução CFM nº 1.821/07, desde que não tenha sido arquivado eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. Todavia, a nossa recomendação é que:

a) Sejam definidos o tipo de relatório e a sua finalidade (relatório de passagem de plantão; relatório de ocorrências; relatório de alta e outros);

b) Diante de tal definição, e em comum acordo entre os setores de arquivo e jurídico de cada instituição, seja fixado o prazo de guarda de tais relatórios levando-se em consideração à determinação do valor do documento, de acordo com a sua frequência de uso das informações nele contidas; a existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) e até mesmo a necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos de precaução);

c) As anotações realizadas pelo enfermeiro e sua equipe no relatório de enfermagem dos tipos: passagem de plantão e de ocorrência não devem substituir aquelas contempladas no prontuário do paciente as quais devem refletir as etapas do Processo de Enfermagem com respaldo no julgamento clínico e terapêutico do enfermeiro, sempre com letra legível, assinada e com número de registro profissional, seja do enfermeiro, técnico ou auxiliar de enfermagem.

É o nosso parecer, S. M. J.

Salvador, 23 de janeiro de 2017

Enfº Dr. Rudval Souza da Silva – COREN-BA 190322-ENF

Enfª Ieda Maria Santos – COREN-BA 46498-ENF

Enfª Noemi Cristiane Firpo Fontes – COREN-BA 60563-ENF

Enfª Sirlei Santana de Jesus Brito – COREN-BA 47858-ENF

Referências consultadas:

1. BRASIL. Leis e Decretos. Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Brasília: Diário Oficial da União de 11 de janeiro de 2002.

2. BRASIL. Leis e Decretos. Lei 8.078, de 11 de setembro de 1990. Dispõe sobre a Proteção do Consumidor e dá outras providências. Brasília: Diário Oficial da União de 12 de setembro de 1990 – Edição extra e retificado em 10.1.2007

3. BRASIL. Leis e Decretos. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília: Diário Oficial da União de 28 de janeiro de 1991.

4. CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM. Resolução Cofen nº 311, de 8 de fevereiro de 2007. Aprova a Reformulação do Código de Ética dos Profissionais de Enfermagem. Rio de Janeiro: COFEN, 2007.

5. CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM. Resolução Cofen nº 358, de 15 de outubro de 2009. Dispõe sobre a Sistematização da Assistência de Enfermagem e a Implementação do Processo de Enfermagem em Ambientes, Públicos ou Privados, em que ocorre o Cuidado Profissional de Enfermagem, e dá outras providências. Brasília: COFEN, 2009.

6. CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM. Resolução Cofen nº 429, de 30 de maio de 2012. Dispõe sobre o registro das ações profissionais no prontuário do paciente, e em outros documentos próprios da enfermagem, independente do meio de suporte – tradicional ou eletrônico. Rio de Janeiro: COFEN, 2012.

7. CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Resolução CFM nº 1.821, de 23 de novembro de 2007. Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Brasília: CFM, 2007.

8. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução Conarq nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública […]. Brasília: Diário Oficial da União de Diário 14 de outubro de 2001.

9. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução Conarq nº 22, de 30 de junho de 2005. Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde. Brasília: Diário Oficial da União de Diário 4 de julho de 2005.

10. Manual de gestão de documentos/Texto de Emília Barroso Cruz. Ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013.

11. POSSARI, J. F. Prontuário do Paciente e Registros de Enfermagem; 2. ed. São Paulo: látria; 2010.