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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 21 DE SETEMBRO DE 2020 – REVOGADA PELA DECISÃO COREN-BA 149/2021

Dispõe sobre critérios para elaboração de instruções normativas e manuais de processos.

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22.09.2020

 

Tipo de processo:	Gerencial
Área funcional propositora:	Gabinete da Presidência
Deliberação de aprovação:	247ª Reunião Ordinária de Diretoria

 

A PRESIDENTE DO CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DA BAHIA, em conjunto com a Primeira Secretária, no uso de suas atribuições legais e regimentais conferidas no Regimento Interno do Coren-BA, aprovado pela Decisão Coren-BA nº 17, de 6 de dezembro de 2018, e homologado pela Decisão Cofen nº 003, de 28 de janeiro de 2019;

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1º. Ficam instituídos critérios para a elaboração de instruções normativas e manuais de processos no âmbito do Coren-BA.

Parágrafo único. O padrão das instruções normativas e manuais de processos somente poderá ser modificado mediante ato oficial que altere o disposto neste normativo.

Art. 2º. A instrução normativa será o instrumento utilizado para a aprovação de todo e qualquer manual de processo.

Parágrafo único. Os manuais de processos deverão seguir, obrigatoriamente, o padrão de formatação e conteúdo estabelecidos no Anexo I desta instrução, podendo, unicamente, ser alterado o layout estético de apresentação do conteúdo.

Art. 3º. A criação e a revisão de uma instrução normativa e/ou manual de processos se iniciará mediante necessidade levantada por área funcional ou pela Diretoria do Coren-BA, considerando necessária normatização, alteração ou aprimoramento de processos internos, bem como qualificação de procedimentos de controle e gestão de riscos.

Art. 4º. O ato que institui a instrução deverá conter a identificação da área funcional propositora e a classificação do normativo de acordo com o tipo de processo a que se refira, conforme seguinte classificação:

I – Processos de Apoio;

II – Processos Finalísticos;

III – Processos Gerenciais.

Art. 5º. Toda instrução normativa que verse acerca de descrição de rotinas e procedimentos deverá ser acompanhada de modelagem do fluxo de atividades nos termos das melhores práticas de BPMN (Business Process Model and Notation – Modelo e Notação de Processos de Negócio).

Parágrafo único. Compete à Assessoria de Planejamento e Gestão a definição do padrão de notação a ser utilizado nas modelagens e sua consequente disseminação entre as áreas funcionais.

Art. 6º. Os manuais de processos poderão derivar em instruções de trabalho quando necessário o aprofundamento do detalhamento de sua execução.

• 1º. As instruções de trabalho poderão ser alteradas pela área propositora do manual apenas com a notificação da alteração à Assessoria de Planejamento e Gestão e Gabinete da Presidência.
• 2º. Fica facultada a disponibilização das instruções de trabalho no sitio eletrônico da autarquia.
• 3º. As instruções de trabalho serão elaboradas contendo itens mínimos obrigatórios a serem definidos pela Assessoria de Planejamento e Gestão.

Art. 7º. A descrição de conteúdo nas instruções normativas e nos manuais de processos deverá ser feita de maneira clara e concisa, com uso de frases curtas que facilitem a interpretação textual e que objetivem o detalhamento das atividades e seus responsáveis.

Art. 8º. A instrução normativa deverá ter único objeto, não podendo se vincular matéria estranha à mesma.

Parágrafo único. Não se admite a disciplina de um mesmo assunto por mais de uma instrução, salvo quando esta se destinar a alterar, suprimir ou acrescer conteúdo, bem como revogar outra norma vigente.

Art. 9º. As instruções normativas somente terão validade a partir de aprovação em Reunião Ordinária ou Extraordinária de Diretoria.

Parágrafo único. Situações relativas a matérias tratadas por instruções vigentes, e que por estas não tenham sido contempladas, serão deliberadas pela Diretoria.

Art. 10. As instruções normativas e manuais de processos devem ser disponibilizados no sitio eletrônico da autarquia, bem como suas eventuais alterações e revogações, respeitando-se eventuais exceções verificadas quanto à divulgação e consulta.

Art. 11. Estabelece-se como estrutura normativa hierárquica a seguinte ordem:

I – Instrução Normativa;

II – Manual de Processo;

III – Instrução de Trabalho.

 

 

 

CAPÍTULO II

CONCEITOS

 

Art. 12. Para os fins deste normativo considera-se:

• I – Área propositora: Área funcional responsável pela proposição de criação, revisão ou exclusão da instrução normativa e/ou manual de processo.
• II – BPMN: Conjunto de ícones padronizados que viabilizam a representação gráfica do fluxo de um processo.
• III – Instrução normativa: Ato normativo instituído com foco em oficializar a normatização de regras e requisitos institucionais e a padronização dos processos de trabalho.
• IV – Instrução de trabalho: Instrumento destinado ao detalhamento de atividades específicas e operacionais aplicável a procedimentos de padrão técnico.
• V – Manual de processo: Instrumento utilizado para detalhamento de fluxos de atividades e tarefas desempenhadas em processos internos.
• VI – Modelagem: Representação detalhada do fluxo do processo, utilizando a notação gráfica estabelecida que facilite o entendimento do usuário.
• VII – Normatização: Procedimento voltado ao estabelecimento de normas e padrões que visem o fortalecimento de controles internos e o atendimento à legislação.
• VIII – Processo: Conjunto de tarefas e atividades sequenciadas e interdependentes realizadas para atingir determinado resultado.
• IX – Processo de Apoio: Processo que oferece suporte direto à execução de um processo finalístico.
• X – Processo Finalístico: Processo primário que está diretamente relacionado a atividade-fim da instituição.
• XI – Processo Gerencial: Processo voltado a coordenação de processos de apoio e finalísticos, bem como os relacionados ao desempenho da gestão.

 

CAPÍTULO III

COMPETÊNCIAS

 

Art. 13. A instituição de instrução normativa e a aprovação de manual de processo cabe exclusivamente à Diretoria.

Parágrafo único. Eventual ausência de consenso entre áreas funcionais envolvidas num mesmo normativo será dirimida pela Diretoria em reunião colegiada.

Art. 14. Toda e qualquer área funcional integrante do organograma do Conselho é competente para propor a criação, revisão ou exclusão de instrução normativa e/ou manual de processo.

• 1º. Compete à área funcional propositora do normativo a elaboração de sua respectiva minuta, bem como a indicação do fluxo de atividades que comporá o(s) desenho(s) de eventuais processos para modelagem.
• 2º. A revisão final e formatação do documento que formaliza a instrução é de competência da Assessoria de Planejamento e Gestão.

Art. 15. A Assessoria de Planejamento e Gestão poderá, a partir do recebimento de proposta de criação, revisão ou exclusão de instrução normativa, requerer o envolvimento de outras áreas funcionais para adequação desta, conforme atribuições relacionadas ao assunto em normatização.

Art. 16. A guarda dos processos administrativos, e consequentes registros de tramitação, pertinentes à criação, revisão ou exclusão de instrução normativa é de responsabilidade da Assessoria de Planejamento e Gestão, devendo o Gabinete da Presidência manter cópias físicas e/ou virtuais dos documentos normativos finalizados.

Art. 17. Compete à área funcional propositora a avaliação de necessidade de treinamento dos(as) servidores(as) impactados pelo normativo, e a organização deste em conjunto com o Núcleo de Gestão de Pessoas.

Art. 18. À Controladoria Geral compete a execução de procedimentos periódicos de auditoria interna para verificação do cumprimento das disposições previstas nas instruções normativas e manuais de processos.

Parágrafo único. Ao fim do procedimento de auditoria deverá a Controladoria Geral emitir parecer que ateste o cumprimento ou descumprimento do normativo, bem como, se julgar necessário, sugerir a revisão ou revogação do normativo analisado.

Art. 19. A Assessoria de Planejamento e Gestão fica responsável pela adoção de procedimentos que visem à comunicação do normativo às áreas funcionais da autarquia.

Parágrafo único. É de responsabilidade dos(as) gestores(as) das áreas impactadas pelo normativo assegurar o seu devido conhecimento por servidores(as) a estes(as) subordinados(as), visando o atendimento às normas e a boa execução de procedimentos da instituição.

 

CAPÍTULO IV

FLUXO DE INSTITUIÇÃO DE INSTRUÇÃO

 

Art. 20. A área propositora deverá requerer ao Gabinete da Presidência a abertura de processo administrativo para tramitação da proposta de instrução normativa.

Parágrafo único. A requisição deverá conter justificativa do pedido de abertura do processo e ementa do referido normativo.

Art. 21. A área propositora deverá despachar o processo para a Assessoria de Planejamento e Gestão, já contendo a minuta da instrução e/ou manual, bem como demais informações previstas no art. 14, §1º deste normativo, requerendo a sua análise.

Parágrafo único. Havendo mais de uma área funcional envolvida de forma direta na execução de procedimento normatizado por manual de processo, todas deverão assinar a minuta do normativo visando atestar seus respectivos consentimentos.

Art. 22. A Assessoria de Planejamento e Gestão deverá analisar a minuta, prover ajustes de formatação, efetuar a modelagem do processo, e submeter o normativo à análise da Controladoria Geral.

• 1º. Fixa-se o prazo de 15 (quinze) dias úteis para realização desta atividade.
• 2º. Em se julgando necessária a realização de ajustes à minuta, deverá a Assessoria de Planejamento e Gestão devolver o processo à área propositora com sugestões de alterações.

Art. 23. A Controladoria Geral deverá emitir parecer acerca da aceitação, ou não, da proposta de instrução normativa e remeter o processo ao Gabinete da Presidência.

• 1º. Fixa-se o prazo de 5 (cinco) dias úteis para realização desta atividade.
• 2º. A Controladoria Geral poderá efetuar diligências para ajustes do normativo às áreas funcionais envolvidas na tramitação, bem como, se julgar necessário, pedido de informação à outras áreas.

Art. 24. O Gabinete da Presidência deverá incluir o normativo no rol de pautas da reunião subsequente de Diretoria para sua deliberação.

• 1º. Fixa-se o prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis para envio do normativo para análise da Diretoria antes da data prevista para reunião de deliberação.
• 2º. A apresentação do normativo em reunião de Diretoria será de competência da área propositora, acompanhada da Assessoria de Planejamento e Gestão e Controladoria Geral para eventuais considerações.

Art. 25. Após aprovação pela Diretoria, o Gabinete da Presidência efetuará a publicação do normativo e sua inclusão no processo, encaminhando-o, em seguida, à Assessoria de Planejamento e Gestão.

• 1º. Fixa-se o prazo de 3 (três) dias úteis para realização desta atividade.
• 2º. Não havendo a aprovação, o Gabinete da Presidência encaminhará o processo à área proposita para efetuar os ajustes necessários.
• 3º. Tendo sidos efetuados os ajustes, deverá se retomar o fluxo previsto nos arts. 21 a 25 deste normativo.

Art. 26. A Assessoria de Planejamento e Gestão notificará a área propositora da instituição do normativo, consta a notificação no processo, promove o seu arquivamento, e procede com a publicização da norma em diretório de acesso comum do servidor de rede do Conselho.

Art. 27. A revisão ou cancelamento de instrução normativa vigente seguirá os tramites previstos no Capítulo IV deste normativo, ensejando em abertura de novo processo administrativo, o qual será apensado ao processo que instituiu o normativo inicial.

 

CAPÍTULO V

CONTEÚDO DA INSTRUÇÃO

 

Art. 28. A instrução normativa deverá ser instruída com seus assuntos divididos em capítulos, com seus respectivos subtítulos, nela podendo constar anexo, quando couber.

• 1º. O último capítulo conterá sempre o subtítulo “Disposições Finais e Transitórias”.
• 2º. Dispensa-se o uso da divisão por capítulos quando a instrução objetivar exclusivamente a aprovação de criação de manual de processo e nele estiverem contidas todas as regras e informações necessárias à sua perfeita compreensão.

Art. 29. Os manuais de processos deverão organizar suas informações em formatos de itens a serem representados por algarismos arábicos.

• 1º. São itens mínimos a constar nos manuais de processos:

I – Versão do documento;

II – Objetivo/Finalidade;

III – Glossário/Conceitos;

IV – Abreviaturas/Siglas;

V – Recursos utilizados;

VI – Responsáveis e competências;

VII – Procedimentos;

VIII – Riscos;

IX – Frequência de execução;

X – Legislação e Documentos de Referência;

XI – Fluxograma.

• 2º. Caso algum item descrito neste artigo não contenha informação necessária ao seu preenchimento deve se apor ao mesmo o texto “Não se aplica”.

Art. 30. Os normativos deverão fixar, preferencialmente e sempre que exequível, prazos para execução das atividades por estes disciplinadas.

Parágrafo único. A fixação de prazos deverá ser efetuada dentro do manual de processo, no item de Procedimentos, ou por meio de artigos do ato que institui a instrução normativa.

 

 

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 31. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Salvador, 21 de setembro de 2020.

 

 

MARIA INEZ MORAIS ALVES DE FARIAS Coren-BA 25.071-ENF-IR Presidente

KEYLA DA SILVEIRA PINTO Coren-BA 114.665-ENF Primeira Secretária