PORTARIA N.º 622, DE 11 DE JUNHO DE 2019

11.06.2019

PORTARIA N.º 622, DE 11 DE JUNHO DE 2019

Institui no âmbito do Coren-BA sistemática de reuniões gerenciais.

A PRESIDENTE DO CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DA BAHIA, em conjunto com a Primeira Secretária, no uso de suas atribuições legais e regimentais conferidas no Regimento Interno do Coren-BA, aprovado pela Decisão Coren-BA n.º 17, de 6 de dezembro de 2018, e homologado pela Decisão Cofen n.º 3, de 28 de janeiro de 2019;

CONSIDERANDO a reformulação administrativa proposta pelo atual Plenário para triênio 2018/2020 com vistas à modernização da estrutura de gestão;

CONSIDERANDO a necessidade de se modernizar os mecanismos de acompanhamento do desempenho das unidades administrativas do Coren-BA;

CONSIDERANDO o planejamento plurianual do conselho e o objetivo estratégico nº 5 que visa o aprimoramento da comunicação institucional;

RESOLVE:

Art. 1º. Instituir a sistemática de reuniões gerenciais a serem realizadas no âmbito das unidades administrativas do Coren-BA.

Art. 2º. Fica instituída a Reunião Setorial, com o objetivo de qualificar a transmissão de informação pelos gestores aos servidores a estes subordinados hierarquicamente.

1º. As reuniões setoriais serão realizadas mensalmente por todas as unidades administrativas do órgão até o dia 15 de cada mês e deverão, obrigatoriamente, ter a participação dos gestores das unidades e os servidores a estas vinculados.
2º. As reuniões terão por pautas fixas: o repasse de informações gerenciais pelo gestor; a discussão dos principais entraves do processo de trabalho; as soluções para os entraves percebidos; e os encaminhamentos gerados.
3º. Compete ao gestor da unidade administrativa presidir cada reunião, devendo ao final destas emitir memória de reunião, conforme modelo anexo ao presente dispositivo, coletar as assinaturas dos presentes e encaminhá-la ao Gabinete da Presidência até o dia 20 de cada mês.
4º. As reuniões deverão ser realizadas de modo separado no âmbito das assessorias, departamentos, núcleos e unidades especiais, devendo os departamentos incluírem as unidades a estes vinculadas no momento de realização de suas respectivas reuniões.
5º. Ficam dispensadas destas reuniões as unidades administrativas que possuam somente um servidor vinculado a esta, sendo facultada a participação destas como convidadas em reuniões de setores que detenham maior interação com as atividades por estas desempenhadas.
6º. Fica dispensada a realização destas reuniões quando no mês em questão houver ausência do gestor da unidade administrativa por motivo de férias, apenas se decorridas no período limite da realização das reuniões previsto no §1º do presente artigo.

Art. 3º. Fica instituída a Reunião de Gestores, com o objetivo de qualificar a comunicação intersetorial e ampliar o monitoramento e controle sobre o desempenho de atividades e execução de processos multisetoriais.

1º. As reuniões de gestores serão realizadas bimestralmente até o dia 15 de cada mês antes das reuniões setoriais e deverão, obrigatoriamente, ter a participação de todos os ocupantes de cargos em comissão e funções gratificadas no regional.
2º. As reuniões terão por pautas fixas: o andamento das contratações do órgão; os resultados de arrecadação e orçamento; o cumprimento de demandas da diretoria; e a discussão de entraves e melhorias de processos de trabalho que envolvam a participação de mais de uma unidade administrativa.
3º. Compete ao Gabinete da Presidência presidir cada reunião, devendo ao final destas emitir memória da reunião, conforme modelo anexo ao presente dispositivo, coletar as assinaturas dos presentes e encaminhá-la aos membros da Diretoria até o dia 20 de cada mês.
4º. Na indisponibilidade do gestor do Gabinete da Presidência presidir a reunião, está deverá ser dirigida pelos responsáveis das assessorias e dos departamentos em regime de rodízio a cada reunião, ficando estes obrigados a cumprir com todas as responsabilidades do Gabinete na ocasião.
5º. Deverá ser emitida conjuntamente com a memória de reunião uma planilha de acompanhamento dos encaminhamentos de reuniões passadas e da atual, devendo tal planilha ser atualizada sistematicamente pela unidade administrativa responsável por presidir cada reunião.

Art. 4º. Fica instituída a Reunião de Colegiado Gestor, com o objetivo de aprofundar com a Diretoria as discussões proferidas na reunião de gestores e monitorar o cumprimento de demandas estratégicas requeridas por esta instância.

1º. As reuniões de colegiado gestor serão realizadas quadrimestralmente até o dia 15 de cada mês antes das reuniões setoriais e deverão, obrigatoriamente, ter a participação apenas dos responsáveis pelas unidades administrativas enquadradas até o nível hierárquico dos núcleos e unidades especiais.
2º. As reuniões poderão, excepcionalmente, serem realizadas no modo ampliado de colegiado, oportunidade na qual deverão ser convocados unicamente os servidores que possuam cargo em comissão ou função gratificada e atuem no mesmo nível hierárquico das unidades administrativas citadas no parágrafo anterior.
3º. Por determinação da Diretoria poderá ser convidado a participar da reunião servidor que não se enquadre nos critérios constantes no §1º ou §2º deste artigo, cabendo a esta instância determinar se a participação se dará de modo integral ou em pauta específica.
4º. As reuniões terão por pautas os insumos das discussões oriundas das reuniões de gestores, a planilha de encaminhamentos da referida reunião e demais pautas que sejam requeridas pela Diretoria.
5º. Compete à Diretoria presidir cada reunião, devendo o Gabinete da Presidência ao final destas emitir memória da reunião, conforme modelo anexo ao presente dispositivo, coletar as assinaturas dos presentes e encaminhá-la aos membros da Diretoria até o dia 20 de cada mês.

Art. 5º. O Gabinete da Presidência deverá criar e manter atualizado um repositório de informações com controle sobre a realização das reuniões mencionadas no presente normativo, prestando as devidas informações destas à Diretoria.

1º. Compete ao Gabinete da Presidência a guarda e o arquivamento das memórias de reuniões mencionadas neste normativo.
2º. Compete ao Gabinete da Presidência a notificação às unidades administrativas, e o repasse destas notificações à Diretoria, que não realizem as reuniões e/ou os repasses das memórias dentro dos prazos estipulados neste normativo.

Art. 6º. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, com efeitos a partir de 1º de julho de 2019.

Salvador, 11 de junho de 2019.

MARIA INEZ M. A. DE FARIAS

Coren-BA 25071 ENF-IR

Presidente

KEYLA DA SILVEIRA PINTO

Coren-BA 114665 ENF

Primeira Secretária