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Coren-BA passa a entregar carteiras no mesmo dia

Experiência na expedição do documento foi compartilhada com outros regionais

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17.03.2017

A Unidade de Registro e Cadastro (URC) tem papel central no funcionamento do Coren-BA. É com a URC que, na maioria das vezes, o profissional faz o primeiro contato com a entidade, seja na emissão do primeiro registro profissional ou para o esclarecimento de dúvidas sobre documentação. No início da atual gestão, em 2012, a entrega das carteiras era feita em até 180 dias. Depois de um período de estruturação, novos procedimentos foram adotados e a nova metodologia de atendimento permitiu redução no prazo de entrega das carteiras, ainda naquele ano, para 48 horas.

Em 2014, com a informatização do processo de emissão, instituído pelo sistema Cofen/Conselhos Regionais, as carteiras passaram a ter assinatura, impressões digitais e fotografia digitalizadas. Na ocasião, a coordenadora da URC, Edna Santos, viu nestas novas mudanças, a possibilidade de reduzir ainda mais o prazo de entrega do documento. Edna organizou então treinamento de pessoal, readequou a estrutura e os fluxos de trabalho e iniciou processo de redução dos prazos de emissão. Assim, na sede do Coren-BA, em Salvador, o documento passou a ser entregue no mesmo dia da solicitação ou em até 24 horas. Nas subseções, localizadas no interior do estado, a entrega é feita em média em 15 dias, pois o Coren-BA depende dos Correios para concluir os trâmites da confecção das cédulas.

Experiência exitosa – Em 2016, a experiência exitosa do Coren-BA foi compartilhada com os Corens Rio Grande do Sul, Paraná , Goiás e Santa Catarina. Com o objetivo de organizar as Unidades destes Regionais, promovendo assim a aceleração da entrega das carteiras, Edna foi pessoalmente às sedes nestes estados durante o segundo semestre de 2016. A consultoria prestada pelo Coren-BA permitiu que os resultados alcançados na Bahia fossem repetidos nos Regionais, que foram unanimes ao relatar mudança significativa no cenário e, consequentemente, no índice de satisfação dos profissionais.

O presidente do Coren-RS, Daniel Menezes Souza, declarou que havia acúmulo e atraso na expedição das carteiras e muitas críticas por parte dos profissionais. O Regional promoveu então investimento em equipamentos, em qualificação dos empregados e na rede de internet. A visita do Coren-BA “fechou com chave de ouro” as mudanças. “Edna fez um diagnóstico a partir da identificação das falhas e reestruturou toda a metodologia de trabalho. Ela reorganizou os fluxos do processo, alterou a disposição de alguns equipamentos e, imediatamente, começamos a reduzir o acúmulo de solicitações. Agora as inscrições encaminhadas até 11 da manhã, ficam prontas no mesmo dia”.

No Coren-PR, a prestação de serviço, por meio do Departamento de Atendimento, Registro e Cadastro (DARC) era realizada de forma física, com apresentação pelo profissional de documentação necessária e emissão de fotocópias para guarda da Autarquia. Atualmente, tudo é digitalizado, tornando o trabalho mais organizado e ágil. De acordo com Nelson Luiz da Silva Pinto, chefe do DARC, para efetuar cancelamentos de registro, por exemplo, a documentação do inscrito era retida. “Após consultoria do Coren-BA, isso não ocorre mais. O prazo para entrega das carteiras era de 20 a 60 dias. Hoje, as inscrições e renovações são efetuadas no mesmo dia”, afirmou.

A assessora executiva do Coren-PR, Maria Goretti David Lopes, destacou que a consultoria do Coren-BA chegou em boa hora, tendo em vista que o Conselho se mudou para a sede própria e que os processos necessitavam de melhorias. “Ela com sua competência e disponibilidade soube nos orientar para as melhores decisões. É uma profissional comprometida com o Sistema Cofen/Conselhos Regionais, conhecedora de nossas necessidades e foi capaz de aperfeiçoar o processo de trabalho a fim de melhor atendermos os profissionais da enfermagem”.

No Coren-GO, o prazo de entrega das carteiras passou de sete para dois dias úteis após o pagamento das taxas para quem mora em Goiânia. Para os profissionais do interior, as carteiras são entregues no mesmo dia. No Regional, a mudança dos procedimentos agilizou o atendimento e os profissionais foram beneficiados pela entrega rápida da sua documentação. Principalmente os moradores de outras cidades que não precisam dispor de tempo nem de mais gastos para retornarem a capital para buscar sua carteira.

“A troca com o Coren-BA contribuiu para um dos destaques de nossas atividades de 2017. Agilizar atendimento, reduzir custos e prazos de entrega e otimizar espaço do arquivo são alguns dos resultados positivos. Notei também que a equipe se sentiu mais estimulada após essa capacitação, pois notou a preocupação da gestão em capacitá-los e do anseio de contribuir do Regional da Bahia”, declarou a presidente, Ivete Santos Barreto.

Para o Coren-SC, as modificações no processo levadas pelo Coren-BA desburocratizaram o Departamento de Registro e Cadastro (DRIC), promovendo agilidade e cumprindo a legislação. “A consultoria realizada permitiu revisar o processo de trabalho do Departamento de Registro e Cadastro tornando o serviço ágil e eficiente para atendermos melhor os profissionais de Enfermagem cumprindo a legislação. O tempo de conferência de atendimento era muito grande para seguir o que solicitava a Resolução. No entanto, foi possível rever esses trâmites com o exemplo do Coren/BA e também aproveitando os recursos do Implanta, sistema utilizado pelo Coren/SC desde o ano passado”, disse a presidente do Coren/SC, Helga Regina Bresciani.